Тайм-менеджмент: вчимося керувати часом

Більшості з нас відомо, що між прагненням багато запланувати і результатом «багато встигнути», як правило, лежить велика прірва. І прірва ця створена втраченим часом, який цілком можна було б використовувати досить продуктивно. Наприклад, витратити його на якесь хобі, спілкування з близькими, відвідування культурних заходів ... Та хіба мало цікавих справ, на які горезвісного часу катастрофічно не вистачає? Як же його організувати так, щоб ми могли жити життям повною, а не обмеженою вічними турботами і проблемами? Управляти власним часом допомагає знання основ тайм менеджменту, - технології, що дозволяє організувати час і істотно підвищити ефективність його застосування.

Сутність тайм-менеджменту

Так в чому ж полягає тайм-менеджмент? Як би ми не намагалися виправдати брак часу на ті чи інші дії, насправді існують тільки чотири істинних причини того, що ми чогось не встигаємо. Перша, і, мабуть, ведуча причина - небажання виконувати певні обов`язки. Друга, досить вагома, причина - відсутність інтересу до якої-небудь справи. Третя причина - особиста неорганізованість. І, нарешті, четвертий причина браку часу - тривала підготовка до здійснення якогось заняття. Знайоме? Напевно так. А адже всі ці причини створюють досить серйозну проблему постійних запізнень скрізь і всюди. Через ці запізнень ми позбавляємося можливості доставити собі радість, присвятивши кілька годин дає задоволення дозвіллю.

Чи добре це? Погано, суперечці немає. Тайм-менеджмент і полягає в тому, щоб ліквідувати це «погано». Технологія його розроблена на принципі того, що у людини, яка здатна організувати свій час, просто-напросто відсутня мотивація для цієї організації. Якщо її немає, ми починаємо відтягувати початок якоїсь справи, уникаємо що не терпить зволікання вирішення проблем, обходимо стороною питання, які вже давно мають бути врегульовані, і так далі, і тому подібне. І збільшуємо таким чином психологічний тягар провини перед навколишнім світом за свої нереалізовані наміри. І виправдовуємо себе при цьому нестачею часу.

Для того щоб виправити ситуацію, нам необхідний особистий тайм-менеджмент. Починається він з пошуку мотивації для виконання тих чи інших справ. Припустимо, не хочеться нам займатися якоюсь роботою. Ну, так спробуємо знайти плюси, які нам принесе це заняття! Це може бути надбавка до зарплати, передбачуване підвищення в посаді, набуття задоволення від виконаного обов`язку, нарешті, і відмінний відпочинок після того, як все буде здійснено.

На таких мотиваціях можна вибудовувати і домашній тайм-менеджмент. Хіба секрет, дорогі мої жінки, що домашня рутинна робота нерідко викликає не просто неприйняття, а й огиду? Однак займатися їй необхідно, інакше брудні тарілки, немиті підлоги і невипраній білизна безжально знищать і зовнішній, і внутрішній комфорт існування всієї родини. Як не крути і як не кричи про поділ побутових обов`язків, але прибирання в будинку - справа більше жіноче, ніж загальне. Тільки жінка може зробити житло по-справжньому затишним і привабливим. Тому в домашньому тайм-менеджменті вона потребує більш інших членів своєї сім`ї.

Організація простору в цілому має дуже велике значення в розвитку дисциплінованості кожної людини. Наш психологічний стан істотно залежить від навколишнього оточення, і тоді, коли ця обстановка не упорядкована, вона розбурхує психіку людини. Тайм-менеджмент в організації простору навколо нас воістину грає роль чарівної палички. Відсутність хаосу в цьому просторі допомагає побороти внутрішню незібраність. Таким чином, зовнішній порядок у будинку, в робочому кабінеті, на столі, на кухні, у ванній кімнаті - та де завгодно! - Дає можливість впоратися з психологічним розладом і направити енергію в потрібне русло. Дуже допомагає в цьому питанні відповідна моменту діловий одяг. Як не дивно, але навіть домогосподарки швидше виконують домашні обов`язки в туфлях, а не в тапочках.

Ефективний тайм-менеджмент. Правила

Ефективний тайм-менеджмент увазі ретельно продумане планування кожного дня, яке треба складати попереднім цього дня ввечері. Саме планування, якщо, звичайно, його дотримуватися, дозволить заощадити багато часу. План краще записувати на листку паперу, а потім, у міру виконання того чи іншого пункту, викреслювати його і, при необхідності, додавати новий.

Тайм-менеджмент передбачає, що всі справи в плані ви повинні розділити на три групи. Перша з них включає в себе першорядні, що не терплять відкладення справи і передбачувані проблеми, які можуть виникнути в підлягає плануванню день. Проблем потрібно визначати не більше двох. Всі ці питання, незалежно від того, які почуття вони викликають, треба вирішувати неодмінно саме в той день, на який вони намічені.

Друга група складається плану - це важливі, але не потребують негайно виконання справи. Їх можна виконати, якщо в намічений день раптово вивільниться частина розрахованого на щось інше часу. Якщо ж зробити щось важливе, але не термінове, в цей день не вдасться, з часом воно перекочує з другої групи плану в першу.

Особистий тайм-менеджмент третьої групи плану складається з дрібних рутинних справ. Ці дрібниці необхідно не тільки враховувати при плануванні, але і якнайшвидше ліквідувати, - вони мають особливість вносити розлад у будь-яку, навіть дуже добре організовану діяльність.

Складання таких груп особливо важливо, якщо застосовується тайм-менеджмент в організації середнього і більше масштабу. Він допомагає визначити найбільш значущі моменти роботи всіх співробітників цієї організації, включаючи і їх керівний склад. Однак для підвищення продуктивності колективу одного складання груп буде недостатньо. Згідно з правилами, кожне велике діло при плануванні потрібно розбити на кілька підпунктів. У цих підпунктах слід детально розписати цілі виконання тієї чи іншої роботи, способи досягнення цілей і основні завдання цієї роботи. Потім для кожної групи справ треба визначити оптимальний час, коли вони будуть виконуватися, і приблизну тривалість виконання.

Крім того, основи тайм-менеджменту включають в себе облік необхідності особистої участі людини в реалізації якоїсь задачі. Наприклад, в організаціях виконання якихось справ можна доручити спеціально навченому персоналу, на який при цьому покладається і відповідальність за якість роботи.

До загального плану розподілу часу, для підвищення ефективності тайм-менеджменту, доцільно додати ще один план, службовець альтернативою перший у разі виникнення якихось форс-мажорів. Такий план є свого роду екстреним виходом з критичних ситуацій. Він не тільки дозволить швидко приймати вірні рішення, але й істотно збереже нерви і час, якщо трапиться щось непередбачене.

Приступати до роботи потрібно, керуючись складеним планом і виконуючи всі його пункти послідовно. Така послідовність - гарантія успішності будь-якого починання. До того ж вона сприяє підвищенню продуктивності процесу і збільшує швидкість виконання будь-якої роботи. Чи варто говорити, що планування за правилами тайм-менеджменту істотно піднімає шанси стрімкого просування по кар`єрних сходах? Піднімає, звичайно. Однак для того, щоб максимально організувати свій час, слід не тільки зрозуміти що таке тайм-менеджмент, а й намагатися керуватися максимумом його основних принципів.

Основні принципи тайм - менеджменту

Як ми вже говорили, найбільшу продуктивність від нашої роботи можна отримати, склавши докладний і послідовний план дій. Що ж стосується успішного просування по кар`єрних сходах, то для нього бажано дотримуватися певного плану. Зробити це не складно. Головне - визначити суть теорії. Тайм-менеджмент укладає в себе кілька основних постулатів:

• вміння правильно ставити цілі-
• вміння правильно визначати життєві пріорітети-
• уміння варіювати інструменти планування-
• напрацювання необхідних звичок.

Що собою являє вміння правильно ставити собі цілі? Ефективний тайм-менеджмент передбачає, що мета повинна бути конкретною, реальною, вимірної і кінцевою. Наприклад, якщо ми просто маємо намір вивчити якийсь іноземна мова - це не мета. А от якщо ми хочемо вивчити його до певного рівня до якогось терміну - це вже мета.

Уміння правильно визначати життєві пріоритети полягає в нашій здатності вибрати з безлічі цілей найбільш вагому і важливу на даний момент. Причому важливу по відношенню до власної персони. Адже нерідко ми віддаємо перевагу суспільним чи сімейним цілям на шкоду своїм бажанням, а це, в підсумку, може призвести до накопичення втоми. І тоді про ефективність роботи доведеться забути. Тому, якщо нам необхідно відпочити, пріоритетною буде мета відпочити.

З напрацюванням необхідних звичок все просто. Стабільність повторення правил день у день сприяє напрацюванню навичок, які, в свою чергу, підвищують плідність праці. Що, в цілому, і є значним кроком вперед.

Що стосується вміння варіювати інструменти планування, то про це трохи докладніше:

1. Для успішності у всіх видах нашої діяльності доцільно буде завести щоденник, відповідний за своїми якостями нашим вимогам і звичкам. Ежедневник може бути електронним, паперовим, - яким завгодно, лише б в нього без праці вносилися зміни в розпорядку дня. У ежедневнике потрібно буде контролювати виконання тих завдань, які були поставлені на той чи інший день.
2. Для правильного планування слід описати свою життєву концепцію на папері. Ефективний тайм-менеджмент в чому залежить від створення списку довгострокових цілей, тримати які в розумі безглуздо. Тільки записані, ці цілі, немов матеріалізуючись, починають реально існувати. Те ж саме відноситься і до короткострокових цілей. Всі вони, як ми вже говорили, неодмінно повинні мати точні терміни досягнення. В іншому випадку мета вийде розмитою, і план її виконання буде працювати слабо. Записуючи свої цілі, обов`язково враховуємо при цьому і ті, які стосуються нашого здоров`я, відпочинку і розваг.
3. Особистий тайм-менеджмент не ефективний без щоденного плану, складеного напередодні ввечері. Саме в цей час найбільш чітко представляється картина майбутнього дня і всі його головні завдання. Завдяки таким фактам, ми можемо правильно розподілити черговість вирішення виниклих завдань, встановивши їх пріоритетність і терміновість, і розробити маршрут свого пересування. За ніч нашу свідомість засвоїть складений увечері план, і на наступний день всі дії будуть відбуватися майже автоматично, без особливої напруги.
4. Плануючи свої дії, пам`ятаємо про глобальні цілях - це допоможе правильно ранжувати щоденні цілі і швидше, таким чином, просуватися до досягнення глобальних.
5. Складаючи план, враховуємо біологічні цикли, що викликають підйом і спад нашої активності. Кожна людина, уважно простеживши за власним станом протягом дня, може визначити, в який час доби він максимально працездатний. Саме на цей час і повинна припадати найбільша трудове навантаження. В іншому випадку віддача від нашої діяльності різко знизиться, і виною тому буде біологічний цикл спаду активності.
6. Сучасний тайм-менеджмент заклав в основу принцип делегування обов`язків, який теж необхідно враховувати при плануванні. Наші сили, можливості і час не безмежні, а це означає, що не слід звалювати на себе непосильну ношу, намагаючись зробити якомога більше. Тому знаходимо тих, кому можна передоручити частину справ, проконтролировав потім їх виконання. Така передача частки своєї роботи іншій людині є дуже потужним інструментом для підвищення власної продуктивності.
7. Складений на день план по мірі його виконання треба аналізувати, викреслюючи запроваджений в життя пункти. Робити це слід неупереджено, тверезо оцінюючи результат цього втілення в життя. Такі дії допоможуть визначитися з подальшими цілями і сформувати правильне уявлення про ситуацію.

Ну, ось, мабуть, і всі основні правила планування, які передбачає тайм-менеджмент. Дотримуючись їх, ми отримуємо реальний шанс швидкого просування по кар`єрних сходах і можливість повноцінного відпочинку після якісно, з повною самовіддачею виконаної роботи. Для більшої ж плідності наших діянь треба дотримуватись деяких порад вже досвідчених у цій галузі людей. Полягають вони в наступному.

По-перше, займаючись якоюсь справою, бажано повністю на ньому сконцентруватися і не відволікатися на якісь інші дії: довгі розмови по телефону, спілкування з колегами, тривале чаювання та інше. Результатом подібного розсіювання уваги стануть тривалі на цілий день елементарні справи. Тому вчимося говорити категоричне: «Мені ніколи!» У відповідь на чиїсь прохання допомогти чи прагнення поговорити про дрібниці.

По-друге, виконуючи серйозну роботу, зберігаємо спокій. Поспіх і нетерплячість призводить до нервозності і метушні, а це забирає масу часу, який просто проходить даремно. Щоб такій ситуації не виникло, контролюємо себе, блокуючи різні подразники і відсуваючи їх обдумування на потім.
І, нарешті, по-третє: завершивши якийсь складна справа, заохочуємо себе - святкуємо цю подію, купуємо якісь бажані і приємні дрібнички, йдемо в дорогий ресторан та інше. Одним словом, дозволяємо собі робити те, що принесе максимум позитивних емоцій. Таке заохочення - відмінний стимул для нарощування ефективності роботи і її оперативності.

Тайм-менеджмент - чудове підмога на шляху до успіху практично у всіх сферах нашого життя. І якщо ми всією душею бажаємо цього успіху - починаємо планувати. Ось прямо зараз беремо ручку, листок паперу, сідаємо і записуємо свої цілі. Нехай вони стають відчутними і реальними ... Удачі!