Планування часу і ефективність праці

Час ... Ах, як часто нам його не вистачає, як часто ми шкодуємо про те, що в добі тільки двадцять чотири години! Ми впевнені, що будь їх хоч би двадцять п`ять, то цілком можна було б встигнути набагато більше, і шлях до успіху виявився б набагато коротше. Планування часу - це така непроста задача ...

Але ж у людей, які в житті досягли дуже багато, доба складається теж з двадцяти чотирьох годин! Чому ж вони встигають за цей період зробити все необхідне, і при цьому примудряються спати ночами, присвячувати частину часу якимось захопленням, та ще й влаштовувати особисте життя? Чому у них це виходить, а у нас ні? Бути може, цим надзвичайно успішним представникам роду людського відомий якийсь таємний закон економії часу?

Насправді, ніякого особливого секрету тут немає. Просто ті, хто зміг досягти чималих успіхів у багатьох сферах життя, добре знають, що таке правильний розподіл часу і повсякденний порядок. Ми ж не вміємо вірно управляти таким непоправних ресурсом, як час, тому не встигаємо ні переробити всі справи, ні добре відпочити.

В результаті ми завжди перебуваємо в напрузі від нав`язливих думок про своїх робочих проблеми і плани. А адже, якщо розібратися, від думок цих немає ніякого толку. Проблеми від них не вирішуються і плани не втілюються в реальність. Зате через ці тяжких дум страждає наше особисте життя, тому що ми, зайняті думками про роботі, не приділяємо належної уваги своїм близьких. Через них ми втрачаємо здоров`я і псуємо собі нервову систему, так як практично ніколи, навіть уві сні, не розслабляємося і не відпочиваємо, продовжуючи мучитися проблемами і намагаючись знайти методи підвищення своєї ефективності.

А виною всьому те, що в нашій ділового життя не присутній такий важливий фактор, як економія робочого часу. Без нього нам ніколи не вибратися з капкана заморочений справами, в який, якщо міркувати розсудливо, ми самі себе і загнали.

Як навчитися економити час так, щоб його вистачало і на продуктивну працю, і на повноцінний відпочинок?

Планування робочого часу

Якщо вірити статистиці, у більшості людей продуктивна діяльність займає всього лише не більше третини від повного робочого часу. Інші дві третини припадають на порожню суєту і непотрібні рухи тіла. Звідси - оберемок накопичуються з кожним днем справ, звідси - брак часу на відпочинок, звідси - невміння розслаблятися, даючи собі можливість добре відпочити. А адже варто нам почати дотримуватися принципів правильного розподілу часу і повсякденного порядку, як всі ці проблеми зникнуть без сліду! Є таке золоте правило шести «п»: «правильне попереднє планування часу запобігає погані показники». Просто? Ну звичайно ж! Однак ми чомусь ігноруємо подібні методи і не беремо до уваги той факт, що основною причиною наших проблем є відсутність принципів планування часу.

У чому ж вони полягають ці горезвісні методи планування часу? План - це насамперед перелік основних справ, виконання яких необхідне для досягнення якоїсь мети, і впорядковування цього виконання. Основні правила планування часу передбачають дотримання термінів здійснення задуманого і ретельне продумування цих термінів. Якщо часу, виділеного на втілення в життя тієї чи іншої задачі, буде занадто мало, ми знову упрёмся в глухий кут хаосу, бо просто не встигнемо зробити заплановане. Якщо ж його виявиться багато, значить, при плануванні треба це передбачити і спробувати заповнити нішу вільного часу або повноцінним відпочинком, або максимально продуктивними заняттями.

Методи економії часу припускають, що розподіляти його необхідно ще до того, як ми приступаємо до початку роботи. Час, витрачений на подібне планування, дозволить заощадити левову частку часу під час роботи. Щоб у процесі діяльності не виникли непередбачені збої, плани її здійснення потрібно записувати, а не просто запам`ятовувати. Інакше ми обов`язково що-небудь упустимо, а потім згаяне неодмінно спливе, змусить нас закинути інші справи і про нього подбати. А це призведе до втрати часу. Якщо ж план буде зафіксований в письмовому вигляді, він віддрукується в підсвідомості, в результаті чого виникне психологічний ефект самомотивації до роботи. Самомотивація додасть ділової активності спрямований характер.

Згідно з основними правилами планування часу, план слід складати довгостроковий, а не короткочасний. Не варто орієнтуватися на те, щоб за дією відразу пішов жаданий результат. Людині властиво зволікати з виконанням масштабних завдань через віддаленості результату, що негативно позначається на досягненні суттєвої мети і може відвести в сторону від неї.

Про який же успіх тоді може йти мова, якщо ми, замість того щоб наполегливо прагнути до нього, почнемо хитатися з боку в бік? Ми лише втратимо час і сили, так в підсумку і не добившись бажаного. Тому складаємо список справ, як нам диктують методи планування часу, на тривалі терміни, і стимулюємо свою творчу активність відразу і на наступний день, і на тиждень, і на місяць, і навіть на рік.

При цьому в плані слід фіксувати не якісь абстрактні завдання на зразок «Подзвонити Іванову» або «Зустрітися з Петровим», а конкретні цілі таких дзвінків і зустрічей: «Обговорити з Івановим умови договору з постачальниками», «Вирішити з Петровим задачу збуту товару» і так далі.

Розглянемо докладніше, як потрібно складати і записувати план економії робочого часу.

Розподіл часу і повсякденний порядок виконання справ

Складаючи план економії часу і його розподілу, слід розсортувати свої справи за ступенем важливості, нумеруя їх у списку і виділяючи пріоритети. Для цього:

• Розбиваємо аркуш паперу на три квадрата-
• У перший квадрат записуємо найважливіші і термінові справи-
• У другій квадрат заносимо важливі, але не дуже термінові справи-
• У третій квадрат записуємо діла не дуже важливі і не дуже термінові.

Після того як список буде складений, відзначаємо в ньому приблизний час, необхідний для виконання тієї чи іншої справи, підсумовуємо його і отримуємо загальний період часу, необхідний для здійснення всього запланованого. При цьому враховуємо, що нам знадобитися час на непередбачені справи і періодичний відпочинок від роботи. Тому нерозумно повністю заповнювати справами весь свій день, і якщо список наш передбачає саме повне використання дня на виконання наміченого, скорочуємо його. Запланувавши те, що неможливо втілити в життя у встановлені терміни, ми обречём себе на стрес і невдоволення собою.

Закінчивши роботу, записану в якомусь пункті, викреслюємо цей пункт і приступаємо до наступного. Об`ємні завдання виконуємо частинами, влаштовуючи собі короткі перепочинку. При цьому намагаємося не залишати хвостів на наступний день. В кінці поточного дня ще раз перечитуємо список-план на нього, згадуємо, не упустили чи ми щось важливе, і якщо важливого не знаходиться, відкладаємо список в сторону, начисто забуваємо про роботу і вирушаємо відпочивати з повним відчуттям задоволення. Робочий день закінчений.

Всі ці методи з планування робочого часу п